O tratamento de ossos, articulações e músculos doloridos é a única especialidade do Hospital Ortopédico de Wisconsin. O hospital com sede em Glendale, Wisconsin, recebe um fluxo constante de pacientes que necessitam Clínica de Reabilitação em João Pessoa de fisioterapia e terapia ocupacional. Devido à alta demanda de pacientes, a clínica de reabilitação de última geração do hospital cresceu de um punhado de terapeutas na equipe para 16 clínicos em apenas alguns anos. Durante o surto de crescimento, a clínica teve problemas com seus processos manuais de gerenciamento de informações. O agendamento da clínica terapêutica foi o desafio mais espinhoso. Os pacientes apareciam para consultas que não estavam nos livros.
A equipe da recepção e os médicos estavam em desacordo sobre quem era o culpado. Todd Heikkinen, diretor de serviços de reabilitação, decidiu que era hora de lançar os livros de agendamento da clínica em favor de um sistema de software de fisioterapia. Como resultado, esses erros caíram para quase zero. Além disso, o departamento testemunhou uma melhoria de 80% na pontualidade e precisão da documentação do terapeuta ao implementar o software de terapia. O novo sistema também veio com a vantagem inesperada de garantir total precisão na cobrança e codificação do terapeuta, diz Heikkinen. Ele considera esse fato enorme e diz que permite que ele fique tranquilo com a perspectiva de uma visita da JCAHO ou do Medicare.
O Orthopaedic Hospital of Wisconsin é uma instalação relativamente jovem e, como eles estavam apenas começando com uma pequena clínica (uma equipe de seis ou sete médicos), o departamento de reabilitação do hospital seguia os processos antiquados de gerenciamento de informações. “Usamos livros de agendamento de papel e gráficos de papel”, diz Heikkinen. “Todas as nossas estatísticas foram compiladas manualmente a partir dos livros de agendamento.” O sistema baseado em papel não era o ideal, mas funcionou – por um tempo. A cada novo terapeuta contratado, no entanto, o consultório começou a experimentar um aumento exponencial de erros de agendamento.
Apenas oito meses após abrir suas portas, a clínica atingiu um ponto de crise com seus métodos manuais de manutenção de registros. Ela precisava de uma solução de gerenciamento de informações automatizada e rápida. “Os funcionários da recepção tinham que lidar com pacientes que chegavam em horários incorretos ou cujos agendamentos haviam sido apagados”, diz Heikkinen. “Isso criou atrito entre os pacientes, a recepção e os médicos. Esses erros desencadearam momentos tensos.” Quando a equipe da clínica atingiu a massa crítica em cerca de 14 ou 15 terapeutas, o sistema quebrou. “Os pequenos sistemas simplesmente não estavam mais funcionando para nós”, diz Heikkinen.
Heikkinen queria um novo sistema que melhorasse a precisão e a confiabilidade do sistema de agendamento da clínica. Ele também queria ajuda para monitorar o fluxo de trabalho e o desempenho da clínica. Por fim, ele esperava encontrar um sistema cujos recursos de relatórios permitissem fornecer um retrato preciso da prática – sob demanda – ao CEO e aos proprietários do Orthopaedic Hospital. “Minha preocupação era a precisão acima de tudo”, diz Heikkinen. “Eu queria um sistema à prova de falhas para agendamento de terapia, documentação clínica e administração.” O movimento da indústria em direção a um registro eletrônico de saúde também influenciou a decisão de Heikkinen. “Acho que ninguém discorda de que o prontuário eletrônico será um recurso padrão em todos os lugares em um curto período de tempo”, diz ele. “É importante não ficar tão atrás que seja difícil alcançá-lo.”
Depois de examinar vários produtos, Heikkinen selecionou um software abrangente de fisioterapia para resolver os problemas de agendamento de sua clínica e outros processos propensos a erros. Ele encontrou um sistema que tinha tudo o que ele queria. Alguns produtos que ele examinou tinham ótimos programas de agendamento; outros tinham ótimos módulos de documentação. Mas havia apenas um programa de software comprovado superior em unir todos os aspectos administrativos e de gerenciamento de informações clínicas. Ele havia encontrado um sistema de software de terapia que tinha integração perfeita.
O que a recepção insere no sistema aparece automaticamente nos sistemas dos médicos e no sistema do administrador. Não há duplicação de entrada de dados ou espaço para mais erros. Tudo acontece nos bastidores eletronicamente em um conjunto unificado de software. Quatro ou cinco membros importantes da equipe assistiram a uma demonstração do software para confirmar a escolha de Heikkinen. Como médicos, eles gostaram particularmente do sistema de menu apontar e clicar, o que significava que não precisariam digitar tanto. “Eles gostaram de poder clicar em caixas em vez de digitar frases”, diz Heikkinen. “A base de conhecimento é muito completa. É raro que um clínico tenha que digitar uma frase que não se encaixe no fluxo normal da base de conhecimento.” Alguns dos sistemas que Heikkinen rejeitou tinham interfaces desajeitadas que exigiam que os médicos usassem muitos comandos de teclado. “Esses sistemas nunca voariam na minha prática”, diz ele.